La gestión fiscal para los autónomos y Profesionales
A la hora de empezar o desarrollar una actividad profesional y trabajar como autónomo, habitualmente se generan una serie de dudas comunes acerca de si determinados gastos serán deducibles para el IRPF, si los tickets son válidos, qué es lo que tengo que hacer con el IVA, si a la hora de cobrar un servicio me tienen que aplicar una retención, etcétera.
Toda esta clase de cuestiones es importante tenerlas claras y muy en cuenta ya que influyen en el día a día de la actividad al repercutir directamente en diferentes aspectos, como por ejemplo en el pago de impuestos, la obligación de presentar determinadas declaraciones periódicas y, sobre todo, incidirá en la tesorería y liquidez disponible.
Declaración IVA Autónomos
En primer lugar, es fundamental entender cómo funciona el IVA y por qué cada trimestre toca o no pagar una cantidad por este impuesto. Cada vez que realizamos un servicio o vendemos un producto, en función de nuestra actividad, al precio que hemos acordado con el cliente debemos sumarle el IVA. Al final, cuando realizamos el papel de vendedor, a su vez, ejercemos el rol como si fuéramos un ente intermediario que recauda el IVA que finalmente irá a parar a las arcas públicas. De este modo, cuando fijamos un precio por un servicio de 1.000 euros y tenemos que añadir un 21% de IVA (210 euros), el cliente nos tendrá que abonar 1.210 euros. Sin embargo, para nuestro cómputo de ingresos únicamente debemos tener en cuenta los 1.000 euros porque los 210 euros de IVA habrá que dárselos a la Agencia Tributaria en la liquidación trimestral. Por ello, hay que entender como concepto fundamental que el IVA no es nuestro y que no hay que considerarlo como un ingreso para nosotros, ya que sino en el futuro cuando nos toque devolver ese importe nos llevaremos una sorpresa.
Gastos Deducibles Autónomos
Por otro lado, siempre genera muchas confusiones cuáles son los gastos que se pueden incluir como deducibles y así minorar la cantidad de impuestos que nos corresponde pagar. Sin profundizar demasiado y simplificando la cuestión, para que un gasto sea deducible es necesario que sea única y exclusivamente de la actividad. Por tanto, por mucho que hayamos pagado un gasto, en la medida que el mismo sea parte de la actividad y parte de nuestra vida privada, ese gasto no será deducible. Un ejemplo muy habitual de este tipo de gasto son todos los referentes a un vehículo (seguros, gasolina, parking o peajes).
Además de lo anterior, hay que tener presente que la cuestión de la deducibilidad de los gastos en la práctica se concreta en que se trata de una discusión de prueba, es decir, que resulta imprescindible demostrar la realidad del gasto soportado a través de algún documento. Sobre todo, quien tiene que probar que el gasto es real y que únicamente es de la actividad somos nosotros, por lo que quien tiene que aportar las pruebas y los documentos tendremos que ser cada uno de nosotros en el caso que la Agencia Tributaria nos pida la justificación.
Para un profesional o autónomo su documento de prueba de referencia es la factura. No es suficiente con un ticket, un recibo, un albarán o algo similar sino que hay que comprender que el documento principal que hay que utilizar para probar un gasto es una factura completa (no se admite que sea una factura proforma) donde vengan nuestros datos identificativos: nombre y apellidos, DNI, dirección, etcétera. Por tanto cada vez que soportemos cualquier gasto correspondiente a nuestra actividad es imprescindible solicitar la entrega de una factura y no asumir que con el ticket/recibo es suficiente. Los tickets no son documentos válidos para deducir un gasto, ya que no vienen los datos individuales de cada persona y, por ello, no acreditan que ese gasto lo hemos pagado nosotros.
¿Qué gastos puedo deducir como autónomo?
Ahora bien, abonar un gasto y solicitar la factura no implica automáticamente que el mismo sea deducible. Como dijimos anteriormente, el gasto, además, debe corresponderse únicamente a la actividad que desarrollamos y debemos de probar tal cuestión. Este problema surge muy a menudo con determinados gastos como comidas, hoteles, viajes, taxis, teléfonos móviles, ordenadores portátiles, etcétera. Pueden ser perfectamente gastos relativos a la actividad pero demostrar tal extremo es muy difícil por norma general.
Factura Autónomos: IVA e IRPF
Otra de las dudas habituales surge cuando a la hora de prestar un servicio o vender un producto hay que realizar una factura y si es necesario incluir en la misma la parte de la retención. La retención no deja de ser una especie de anticipo de lo que posteriormente tendremos que pagar en la declaración anual del IRPF de autónomos y quién debe realizarla es el pagador de la factura. No obstante, no a todos los autónomos o profesionales se les tiene que retener en sus ventas ni todos los pagadores de facturas deben de hacerlo. Por resumir y establecer una norma general, si desarrollas una actividad profesional y prestas tus servicios a una empresa u otro profesional/autónomo, lo más seguro es que quien te pague la factura, te descuente la retención y te abone menos dinero. Al igual que ocurría con el IVA, es necesario tener esto en cuenta ya que influirá en nuestra liquidez temporal en cada momento concreto. Siguiendo el ejemplo del servicio de 1.000 euros, aunque este sea el precio acordado con el cliente, éste estará obligado a quitar un porcentaje (dependerá de nuestra actividad pero por lo general será un 15%), por lo que en vez de 1.000 euros nos pagará 850 euros (y el IVA que anteriormente comentábamos en su caso).
Por su parte, la retención (en el caso que el cliente debe de hacerla) no es obligatorio incluirla en la factura que emitimos, ya que quien tiene la obligación de realizarla es el pagador. No obstante, para que no haya dudas y confusiones suele ser conveniente y recomendable que se incluya el porcentaje de retención y la cuota a retener en las facturas emitidas.
Dejar las cuestiones fiscales en manos de expertos
Para que puedas centrarte en tu negocio, recomendamos ayuda profesional a través de una Asesoría fiscal y contable para autónomos. Como comentábamos al inicio, las cuestiones fiscales y tributarias influyen en la dinámica habitual de nuestra actividad por lo que conviene entender cómo funcionan y es importante tenerlas presente, ya que cada tres meses generalmente tocará realizar las liquidaciones trimestrales de impuestos. Por ello, para que este tipo de cuestiones fiscales no nos quiten el sueño se recomienda que estés rodeado de un buen equipo de asesores que te generen seguridad, tranquilidad y hagan que te despreocupes de realizar estos trámites ante la Agencia Tributaria, facilidades que desde Suandco Abogados ponemos a tu entera disposición.