1.-POLÍTICA DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

1.1. INTRODUCCIÓN

SUANDCO ABOGADOS establece la presente Política del Sistema Interno de Información (SII), conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, sobre la protección de personas informantes de infracciones normativas.

Esta política tiene por objeto formalizar un mecanismo estructurado que garantice la confidencialidad, imparcialidad y eficacia en la recepción, tramitación y resolución de denuncias, asegurando la protección del informante frente a cualquier tipo de represalia.

La presente política será objeto de actualizaciones periódicas para mantener su vigencia respecto a la evolución normativa.

1.2. OBJETIVOS

El SII responde a la necesidad de fortalecer el cumplimiento regulatorio, estructurando un modelo de reporte y seguimiento de denuncias basado en los siguientes objetivos fundamentales:

1. Facilitar un canal de comunicación institucionalizado, seguro y accesible para la denuncia de infracciones normativas.
2. Proteger de manera efectiva a los informantes mediante la aplicación de medidas preventivas y reactivas contra eventuales represalias.
3. Consolidar una cultura organizacional basada en la transparencia y el compromiso con el cumplimiento normativo.
4. Cumplir con los requerimientos regulatorios vigentes, mitigando riesgos legales y reputacionales asociados a eventuales incumplimientos normativos.
5. Establecer directrices claras y procedimientos eficientes para la gestión integral de las denuncias, incluyendo su evaluación, investigación y resolución conforme a criterios de proporcionalidad, equidad y legalidad.

1.3. PRINCIPIOS RECTORES

El SII se fundamenta en el marco regulador de la Ley 2/2023, garantizando:

1. Confidencialidad absoluta en la identidad del informante y el contenido de la denuncia, con mecanismos que aseguren la protección de los datos personales.
2. Prohibición categórica de represalias, asegurando un entorno seguro para el denunciante, libre de intimidaciones, sanciones o cualquier tipo de perjuicio derivado de la presentación de una denuncia.
3. Autonomía funcional e independencia del órgano responsable del SII, garantizando la objetividad y neutralidad en la tramitación de denuncias.
4. Trazabilidad y control documental mediante el registro de todas las denuncias en sistemas seguros, asegurando su correcto seguimiento y archivo conforme a los plazos legales aplicables.
5. Accesibilidad y usabilidad, facilitando a todas las partes interesadas mecanismos claros y sencillos para la comunicación de irregularidades.
6. Eficiencia procesal, garantizando la resolución oportuna y efectiva de los casos denunciados.

1.4. ALCANCE Y APLICACIÓN

El SII es universal dentro del contexto laboral y profesional de la organización, incluso para determinadas personas que no formen parte de la misma. De este modo, se garantiza el acceso a un amplio espectro de posibles informantes, incluyendo no sólo a la plantilla, empleados, becarios, sino también a:

➢ Autónomos y profesionales independientes que trabajan para la misma.
➢ Personas que trabajan para proveedores o contratistas.
➢ Personas con relación profesional ya finalizada (extrabajadores, ex proveedores, etc.).
➢ Personas cuya relación profesional aún no ha comenzado (por ejemplo, personas en procesos de selección, aspirantes a colaborar profesionalmente).

Esta política es por lo tanto aplicable a:

• Todos los empleados, directivos y administradores de SUANDCO ABOGADOS.
• Proveedores, contratistas, consultores y otras terceras partes con relación contractual con la organización.
• Cualquier persona que, en virtud de su vinculación con SUANDCO ABOGADOS, pueda comunicar una infracción de la normativa aplicable.

El SII cubre el reporte de conductas que puedan ser constitutivas de infracciones administrativas, ilícitos penales o incumplimientos normativos, incluyendo entre otros:

✓ Actos de corrupción, fraude o soborno.
✓ Incumplimientos normativos en materia de protección de datos, seguridad de la información y cumplimiento normativo.
✓ Discriminación, acoso o vulneración de derechos laborales.
✓ Irregularidades en la gestión financiera o contable.

1.5. CANALES DE DENUNCIA

SUANDCO ABOGADOS habilita los siguientes canales para la presentación de denuncias:

1. Por escrito, mediante correo electrónico específico para el SII, gestionado por el responsable del sistema: abogados@suandco.com.
2. Verbalmente, si se solicita por parte del informante, y en el plazo máximo de 7 días, audiencia personal con el Responsable del sistema de información.

1.6. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE DENUNCIAS

Las denuncias recibidas en el marco del SII serán gestionadas de acuerdo con el siguiente protocolo:

1. Recepción y Registro: Asignación de un código de identificación y emisión de acuse de recibo. Plazo de 7 días.
2. Análisis de Admisibilidad: Evaluación preliminar sobre la idoneidad y competencia del SII para gestionar la denuncia.
3. Investigación y verificación de hechos: Realización de diligencias internas con garantías de objetividad e imparcialidad.
4. Resolución y medidas correctivas: Aplicación de sanciones disciplinarias o acciones correctivas cuando proceda. Plazo de 3 meses.
5. Cierre del caso y archivo de documentación, conforme a los requisitos de conservación y protección de datos.

1.7. PROTECCIÓN DEL INFORMANTE Y GESTIÓN DE REPRESALIAS

Se garantiza la protección de los informantes mediante:

• Medidas de anonimización y seguridad de datos.
• Mecanismos internos de revisión para evitar represalias indirectas.
• Asesoramiento legal en caso de necesidad.

1.8. RESPONSABILIDADES Y SEGUIMIENTO

El Responsable del SII tendrá las siguientes competencias:

• Supervisión y mejora continua del sistema.
• Elaboración de reportes periódicos sobre la operatividad del SII.
• Propuesta de estrategias para fortalecer la cultura ética SUANDCO ABOGADOS.

1.9. VIGENCIA Y REVISIÓN

Esta política entrará en vigor a partir de su aprobación y será objeto de auditorías regulares para garantizar su eficacia y adecuación a la normativa vigente.