El avance tecnológico que se viene produciendo en el presente siglo y que viene revolucionando nuestro día a día tampoco escapa al sector de las asesorías, gestorías y despachos de abogados. Aunque pueda parecer un mundo más formalista, conservador y lleno de papeles, también posee una cantidad de actividad mecánica que se puede transformar y convertir al mundo digital para ganar tiempo, eficacia y precisión.
En concreto, en lo que se refiere a la hora de llevar la contabilidad de cualquier negocio, bien sea de una empresa, de un autónomo o de una comunidad de bienes, el avance de los programas informáticos ha permitido que funciones como realizar los asientos contables uno a uno de manera manual, el traspaso de información por correo ordinario o el archivo de la documentación del cliente físicamente, entre otras, se queden como procesos obsoletos que no aportar un beneficio ni al cliente ni a la propia asesoría, gestoría o despacho.
Dentro de la multitud de opciones que hoy en día se encuentran en el mercado, tenemos a nuestra disposición programas que ya vienen siendo habituales en el sector, como por ejemplo aquellos que permiten que los documentos que anteriormente el cliente entregaba en papel (principalmente facturas) y que debían contabilizarse uno a uno y asiento por asiento de manera manual, ahora con solo tener el documento en un formato digital automáticamente se introducen todos los datos del documento (proveedor, NIF, dirección, base de la operación, cuota de IVA, etc.) en el programa y posteriormente se contabilicen en la cuenta contable que se pre-defina.
Sin embargo, recientemente vienen surgiendo otros programas más sofisticados que por ejemplo ya permiten que la conciliación bancaria se realice automáticamente cada día, de tal manera que la aplicación informática realiza un barrido diario sobre si ha habido movimientos en la cuenta bancaria y lo traspasa directamente a la contabilidad, permitiendo que se tengan actualizadas las cuentas contables de los bancos con solo realizar una pequeña revisión de los movimientos ya traspasados. Esto conlleva también que aquellos movimientos bancarios repetitivos y frecuentes que son periódicos faciliten de un modo notorio la conciliación de las entradas/salidas de dinero con los cargos/abonos en las cuentas contables de los clientes o proveedores.
Por su parte, la tediosa tarea de acudir a la oficina de nuestra Asesoría Contable a entregar la documentación cada trimestre ha quedado solventada con aquellos programas que permiten que ese traspaso de información se pueda realizar digitalmente sin tener que acudir de manera presencial. Además, son programas que van un paso más allá del propio envío de la documentación que también podría realizarse a través de algo tan sencillo como un correo electrónico, ya que se implementa y se ampara un derecho tan importante hoy en día como es la protección de los datos personales al realizarse la función a través de una plataforma más desarrollada, que ofrece un nivel de seguridad superior. Y como elemento añadido, no sólo sirve como un método de traspaso de documentación del cliente a la oficina sino que la comunicación puede ser bidireccional, teniendo la posibilidad la asesoría de facilitarle a través de ese medio sus facturas, contratos, modelos de impuestos presentados, etc.
Información contable accesible y actualizada en todo momento
Por último, otro de los grandes aspectos donde había un margen de mejora era en la posibilidad que el cliente tuviera la información disponible y actualizada en cualquier momento, facilitando así que no tuviera que solicitárselo cada vez a la empresa encargada de su contabilidad. Esta circunstancia queda eliminada a través de aquellos programas que te permiten visualizar en el momento que quieras cómo está tu contabilidad sin necesidad de tener que solicitar los balances, los libros contables o la cuenta de pérdidas y ganancias. Incluso, esto va unido a programas que también permiten que toda esa cantidad de datos pueden consultarse a través de gráficas y ratios para que de un modo más visual y práctico puedas entender cómo están los diferentes parámetros que engloban a tu negocio.
Naturalmente, el objetivo final de todo esto no es incorporar todas y cada una de las herramientas posibles en el mercado, ya que según que contexto no todas son igual de útiles ni igual de accesibles, bien sea por un tema económico o bien por cualquier otra circunstancia. Donde sí es recomendable incidir y mejorar es en añadir, en la medida de lo posible, programas que faciliten la automatización de aquellos procesos que sean repetitivos, en aras de conceder al cliente una información lo más real, actualizada y organizada posible sin tener que dedicar una gran cuota de recursos humanos, para que la toma de decisiones en su día a día sea, si cabe, algo más sencilla. Incluso, el supuesto óptimo sería aquel donde todas o muchas de esas ventajas se aglutinan en las menos herramientas posibles o en un único programa, ya que de esa manera no hay duda de que todas las partes saldrán beneficiadas pudiendo obtener los datos y focalizar los recursos en una sola aplicación.
Precisamente ese es uno de los pilares en el que venimos trabajando y que venimos desarrollando en los últimos años. Por ello, si una de las cualidades que buscas a la hora de encontrar un equipo que gestione la contabilidad de tu empresa o la tuya propia es la facilidad en el traspaso de información, desde Suandco Abogados ponemos a tu disposición todas nuestras herramientas y nuestra experiencia para permitir que tengas actualizada y disponible toda la información necesaria y que eso te ayude a la hora de tomar cualquier decisión diaria que influya a tu negocio.
