¿Qué debo hacer si he recibido una carta de Hacienda?
Seguro que en alguna vez en vuestra vida, habéis recibido la temida carta de Hacienda. Todos aquellos que somos profesionales y pequeños empresarios, desarrollando nuestra actividad través de pequeñas sociedades o como persona física, sabemos de antemano que tarde o temprano, al menos una vez, nuestra “querida” Agencia Tributaria, nos enviará una carta certificada. O bien, si somos sociedad, una notificación a nuestro buzón de notificaciones electrónicas.
Nuestra primera reacción siempre es la misma, una mueca en nuestro rostro:
¿Temor?
¿Incertidumbre?
¿Qué será lo que quieren”?
¿Ya vienen a por mí?
¿Qué hago si he recibido una Carta de Hacienda?
Vamos a intentar en este pequeño resumen dar unas indicaciones de carácter general de lo se debe hacer ante esta “incómoda” noticia.
Lo más importante cuando recibo una carta de la Agencia Tributaria
Con carácter general, jamás hagamos caso omiso de cualquier notificación recibida de la Agencia Tributaria. O bien, de las Consejerías de Hacienda de las Comunidades Autónomas y de los Ayuntamientos. Siempre hay que recoger la notificación que se reciba.
Si no lo hacemos así, el procedimiento que se haya podido iniciar seguirá su curso sin nuestra presencia. Como no sabemos de qué se trata, no habremos podido defendernos. La consecuencia, en un tiempo nos podríamos encontrar con una sorpresa en nuestra cuenta corriente. O bien, en el cobro de alguna factura emitida a alguno de nuestros clientes.
La importancia de los plazos para los procedimientos ante la Agencia Tributaria
Dependiendo de la notificación recibida hay que prestar atención a los plazos de los diferentes procedimientos:
- Si se trata de la comunicación de inicio de un procedimiento llevado a cabo por los órganos de inspección.En la propia notificación nos dirán de qué se trata y nos fijarán fecha, hora y lugar para una primera toma de contacto presencial con el órgano inspector. Además de la documentación que inicialmente deberemos llevar a su presencia. Este procedimiento, por las especiales características que tiene, sus plazos, y sobre todo el desarrollo del mismo, no va a ser objeto de este pequeño análisis.
- Si se trata de notificaciones que proceden de los órganos de gestión de las Oficinas de la Agencia Tributaria (el 90% de las ocasiones), nos darán diez días hábiles (sin contar sábados, domingos ni festivos) a partir del siguiente al de la recepción para aportar la documentación que se nos requiera. En caso de que nos hagan ya una propuesta de liquidación (siempre en nuestra contra, ¡por supuesto!), presentar nuestras alegaciones y las pruebas que en defensa de nuestro derecho tengamos a nuestra disposición. Como recomendación siempre es conveniente pedir una ampliación de plazo por otros cinco días hábiles más dentro de los siete primeros días. Se nos otorgará automáticamente (de presentarlo más tarde no lo otorgarían). De esta forma, tendremos más tiempo para recabar documentación, depurarla y mejorarla si es preciso, y meditar nuestra línea de defensa.
Aspectos formales en los Libros de Facturas Emitidas y Recibidas
Hay que tener especial cuidado con los aspectos formales, tanto de los Libros de Facturas Emitidas y (especialmente) Recibidas. Cuando se trate de requerimientos y notificaciones relativas al IVA, como en los Libros de Ingresos y Gastos cuando se trate profesionales y empresarios personas físicas. Si no indicamos en dichos Libros todos los requisitos a los que se hace referencia, especialmente los relativos a nuestro número de orden, número de factura del proveedor, fecha de la factura, NIF del proveedor, razón social lo más completa posible, base imponible, tipo de IVA, cuota, (retención si la llevan) y total de la factura. Últimamente determinados órganos de gestión de la Agencia Tributaria, consideran que no son deducibles en el periodo que están comprobando, sin perjuicio de que (si no han transcurrido cuatro años), los podamos incluir en otros periodos posteriores. Si no queremos que por formalidades nos quiten gastos o cuotas de IVA soportado, hay que completar los Libros Registros con todos estos datos como mínimo.
También hay que tener mucho cuidado en que las facturas recibidas que nos hayamos deducido (su cuota de IVA soportado, o como gasto). Aunque tengas todos los requisitos formales que exige la norma, la falta de cualquiera de ellos, implicará que también sean suprimidos por el órgano de gestión. Así por ejemplo, los tickets lo más probable es que no sean tenidos en cuenta. También si falta en la factura nuestra razón social o la del proveedor, nuestro NIF o el del proveedor. Si no se especifica claramente en el documento aportado que es una factura (los albaranes no valen, y mucho menos el detalle de movimiento de adeudo en el banco), su número, fecha, concepto, base imponible, tipo de IVA y cuota. Lo cierto es que poco o nada podremos hacer para rebatir al órgano de gestión su no deducibilidad.
También en el caso de ser facturas recibidas de profesionales o empresarios por determinados servicios, hay que intentar que sean lo más concretas posibles. Las menciones de tipo genérico, como por ejemplo “asesoría jurídica”, los órganos de gestión no los consideran a efectos de su deducibilidad.
Por tanto, si las facturas que tenemos en nuestro poder no reúnen estos requisitos, y aún mantenemos relación comercial o de otro tipo con el proveedor, es muy conveniente que nos pongamos en contacto con él para rectificar dichas facturas y presentarlas a la Agencia Tributaria con todos los requisitos exigidos.
Problemas al recibir la temida carta de Hacienda
El problema de todo requerimiento o comprobación es siempre el mismo, la prueba. En el ámbito tributario, desgraciadamente, es el sujeto pasivo, el contribuyente, persona física o sociedad, el que debe acreditar que lo que se ha deducido (bien como gasto, o como cuota de IVA soportado), está directamente relacionado con su actividad profesional o empresarial. Es muy importante que todos aquellos gastos que nos deduzcamos estén relacionados con nuestra actividad. Que sean, aplicando criterios de pura lógica, inherentes a nuestra actividad y, si no lo son, que seamos capaces de acreditar esa afectación. De lo contrario, en caso de recibir la “temida carta”, tendremos problemas con los órganos de gestión. Aquí os dejamos algunos ejemplos:
- Pequeños gastos. Intentar por todos los medios que la justificación de nuestros pequeños gastos no sean tickets. No nos servirá el adeudo en nuestra cuenta corriente de un determinado gasto. Aunque sea real (por ejemplo el adeudo de una factura de teléfono o cualquier suministro).
- En casos de desplazamientos, deberemos acreditar que el mismo se ha realizado en el ejercicio de nuestra actividad. Por ejemplo, un desplazamiento a cualquier ciudad deberemos acreditar que se ha realizado un trabajo en la misma. Aunque sea de carácter comercial y con resultado infructuoso.
- En casos de facturas de restauración, al menos indicar los comensales y su relación con nuestros clientes y las facturas emitidas.
- En el caso de vehículos, en el IVA al menos podremos deducirnos el 50% de la cuota de IVA soportado por los gastos inherentes al mismo. Aunque si no se trata de vehículos de transporte (taxis, camiones, furgonetas, etc), deducirnos el 100% requerirá prueba de afectación por nuestra parte. En el caso de deducirnos como gasto de nuestra actividad los inherentes a los mismos (reparaciones, combustible, seguro, etc), si no acreditamos la afectación, la propia ley del IRPF (extensible a las sociedades), establece su no deducibilidad.
En cualquier caso, lo mejor que se puede hacer siempre es consultar con profesionales especializados en fiscalidad. Como asesoría fiscal para particulares en Madrid, te ofrecemos el asesoramiento que necesitas. Cuando nos llega una carta de Hacienda, cada procedimiento es distinto, cada caso diferente. La casuística es interminable, las razones por las que podamos recibir una notificación tributaria, insospechables. No es lo mismo un procedimiento de comprobación (la determinación de una cuota tributaria), que un procedimiento sancionador, ni tampoco que un procedimiento en materia de recaudación. Siempre será mejor que un profesional especializado y acostumbrado a tratar con los diferentes órganos tributarios se haga cargo de la situación. Mejor que intentar ser nosotros mismos quienes lo hagamos frente. O lo que es aún peor, que sigamos la “táctica del avestruz” y hagamos caso omiso de la “tan temida carta de Hacienda” pensando que pasará de largo, porque eso no ocurrirá.
