Automatizarnos para humanizarnos, el difícil reto de digitalización de despachos

Soy abogada, de letras puras. Hoy en día, haber estudiado griego y latín es tan freaky como saberse los Reyes Godos de memoria. Cuando empezó a oírse el tema del salto digital, creo que no comprendí ni de qué hablaban. La palabra “digital” me sonaba a los dígitos de mis dedos pasando páginas del código civil y del memento fiscal. Para ser honesta, he de decir que sentí miedo, miedo a desaparecer, a no aportar valor, a que lo que hacía ya no fuera útil.

Para mí, un mundo sin libros físicos, ni papel, donde un software podía hacer un mejor contrato que 7 de las mentes jurídicas más brillantes, era una pesadilla hecha realidad.

Nuestros compañeros médicos, nos llevaban ventaja en descabalgarse del pódium de sus habilidades. Hace muchos años que apareció el Da Vinci, un robot que operaba de un modo más preciso y certero que el mejor de los cirujanos. A nuestros colegas arquitectos e ingenieros les había pasado por encima la BIM (Building Information Modeling) inteligencia artificial que diseñaba plantas hidroeléctricas, industrias y rascacielos mejor que Norman Foster y todo su equipo.

Los abogados y la judicatura, parecíamos los últimos de Filipinas, los intocables de Eliot Ness. En nuestra profesión, en general, hay una gran resistencia al cambio. Una adicción al trabajo y a correr de aquí para allá todo el día, y una aversión descomunal a afrontar el salto tecnológico, que creemos nos va a quitar el pan y la mantequilla.

Fue pasando el tiempo y llegó la pandemia, el COVID fue la sentencia de muerte, lo verdaderamente aterrador hubiera sido no dar el salto digital.

En nuestro despacho de abogados y economistas, hace apenas dos años nos pusimos en marcha, hoy lo tenemos más claro que nunca. La innovación tecnológica en la profesión es imprescindible. Debemos automatizar todo lo repetitivo, no podemos dedicar tiempo de las personas a los procesos que las maquinas hacen automáticamente. Todo acto en el que la intervención humana no añada valor es un acto sin utilidad y frustrante. No podemos tener a gente con manguitos tecleando como en el Siglo XX. Da igual el miedo, hay que saltar a lo digital, sin cuerda, ni red.

Innovación tecnológica del despacho

Me gustaría compartir aquí los cuatro grandes aprendizajes prácticos que nos ha traído la innovación tecnológica del despacho:

1. Que debemos ser más humildes.

Es evidente que nadie puede competir con un ordenador, ni en velocidad, ni en volumen de manejo de datos. Cuando abandoné el miedo y abrí los ojos, me quedé fascinada. La cantidad de cosas prácticas y fáciles que la Inteligencia Artificial ponía a nuestro alcance.

Resulta que hay Softwares que hacen contratos comparando legislaciones nacionales e internacionales y proponen cláusulas protectoras para el cliente que nunca se nos hubieran ocurrido, buscadores araña que encuentran más consultas de la Dirección General de Tributos que un equipo de cien de los nuestros, que el Word habla muchos más idiomas que yo y escribe mucho más rápido. Que puede incluso, traducir directamente al chino, al alemán, al francés, al inglés y al italiano. Hay cinco idiomas es los que es “cuasi perfecto” y en muchos más, está en ciernes. Resulta que Power Point, me sugiere ideas de diapositivas que tengan que ver con el texto que incorporo y Google reconoce caras y estados de ánimo en las fotos y en los videos, y hay programas que son capaces de montar solos pequeños storys. Para colmo, la semana pasada veo que mi hermana se ha comprado una agenda Moleskine donde escribes con bolígrafo normal y manda un email directamente a tu inbox con las notas que tomaste.

Todo parece magia, pero ya está aquí para ayudarnos. Los abogados y economistas no podemos quedarnos atrás, debemos seguir atentos, formándonos, cooperando con todo lo nuevo, integrándolo en nuestros despachos y moviéndonos adelante con equipos cada vez más diversos, donde los ingenieros de datos seguramente serán una pieza clave.

Solo tenemos que ser humildes y estar abiertos a la innovación tecnológica para usarla a nuestro favor. Se acabó nuestro reinado en solitario, es tiempo de “redarquía”.

2. Que debemos ser útiles y flexibles

Por un lado, tenemos un cliente joven cada día más preparado y encantado de usar tecnología, las nuevas generaciones están empoderadas de información y conocimientos. Son gente que ha pasado por escuelas de negocios y llegan al despacho habiendo consultado su caso con Dr Google, este tipo de cliente está loco por llevar las riendas de sus negocios en programas colaborativos digitales.

Por otro lado, tenemos muchísimas Pymes familiares y patrimonios, que no han hecho ninguna transformación digital y no saben por dónde empezar a digitalizar sus archivos y sus negocios para una plantificación patrimonial más eficiente.

Mi segundo aprendizaje es que debemos ser útiles y flexibles, debemos servir para resolver los problemas de todos. Por ello hemos encontrado todas estas utilidades en la digitalización del despacho para nuestros clientes:

  • La guarda y custodia de la documentación en digital, agiliza la gestión documental y facilita el acceso rápido a todos sus documentos; escrituras, testamentos, requerimientos, impuestos, balances, etc. Además, hemos ahorrado en toners, impresoras, papel y desplazamientos. El planeta nos lo agradecerá.
  • El portal digital con acceso desde nuestra WEB y una app móvil para compartir información con nuestros clientes, hace que podamos pinchar un documento y arrastrarlo a nuestro portal web, que podamos fotografiar un documento con el móvil, convertirlo directamente en un PDF y dejarlo colgado en nuestro gestor documental. Tener una plataforma de comunicación única, con todos tus datos en digital, a mí, como profesional, me parece un sueño hecho realidad.
  • Ofrecer datos en tiempo real de sus profesiones, negocios o del estado de sus juicios. El “Business Intelligence” nos permite conectar con los bancos en barridos diarios de información, podemos tener las contabilidades a tiempo real y facilitarles cuadros de mandos con todo tipo de ratios e indicadores sobre sus empresas y patrimonios. Informes a tiempo real sobre la tesorería, ratios y rentabilidad. Desde el punto de vista fiscal y de gestión de negocio, podemos accionar y no solo reaccionar.
  • Trabajar en entornos colaborativos con nuestros clientes más activos, posibilita dar más servicios, a precios más competitivos. El cliente joven que lo desee, puede intervenir directamente en la gestión de su negocio, hacer el mismo sus facturas, meter su contabilidad, sacar sus cuadros de mandos y hasta gestionar sus RRHH con softwares fáciles de usar, baratos y muy eficientes.
  • Obtener las firmas digitales para que puedan relacionarse con las administraciones públicas, firmar contratos o actas mercantiles, evitando desplazamientos innecesarios.

3. Que los despachos de abogados y economistas, debemos liderar la automatización.

Somos asesores de muchas Pymes, patrimonios, empresarios y profesionales, debemos estar a la altura de lo que la sociedad demanda, ser el motor de esa transformación y ayudar al tejido empresarial de la pequeña y mediana empresa a gestionar sus profesiones y negocios con eficiencia digital.

Hacer que Pymes, negocios y Patrimonios sean más eficientes, competitivos y sostenibles a través de la tecnología para pymes, debe ser nuestro reto. Seguramente este empuje será nuestra gran aportación al progreso empresarial del país.

4. Que el tiempo que nos abre la digitalización sea para humanizarnos.

Para mí, este último aprendizaje, ha sido el más importante. Nuestros clientes no quieren hablar con máquinas, quieren hablar con nosotros, quieren que seamos cada vez más cercanos. Quieren sentirse arropados y acompañados, qué el tiempo que saquemos con la automatización de procesos, se lo dediquemos a ellos. Y que usemos ese tiempo para dignificar, con nuestras palabras y nuestro acompañamiento, sus negocios, sus juicios, sus éxitos o sus fracasos. Que les ayudemos a mediar con sus familias y sus socios. Que tengamos tiempo para hacer lo que hacen los humanos; sentarse en mesas, frente a frente, para hablar sobre cómo solucionar problemas y mejorar situaciones vitales. Quieren que hagamos lo que hizo El Principito en su CAPÍTULO XXIII:

– Buenos días – dijo el principito.
– Buenos días – dijo el vendedor.
Era un vendedor de píldoras perfeccionadas que calman la sed. Se toma una por semana y no se siente más la necesidad de beber.
– ¿Por qué vendes eso? – dijo el principito.
– Es una gran economía de tiempo – dijo el vendedor. – Los expertos han hecho cálculos. Se ahorran cincuenta y tres minutos por semana.
– Y qué se hace con esos cincuenta y tres minutos?
– Se hace lo que se quiere…
“Yo – se dijo el principito – si tuviera cincuenta y tres minutos para gastar, caminaría lentamente hacia una fuente…”

Con esta reflexión y la experiencia del salto digital dada en nuestro despacho, me quedo tranquila. No vamos a desaparecer. Al contrario, vamos a dejar de correr de un lado para otro, como gallinas sin cabeza, sin tiempo para nada y urgencia para todo, y vamos a abrir espacios tranquilos para acompañar a las personas a beber a la fuente.

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